Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip DKI Jakarta pada awal tahun 2021 melakukan restorasi dan digitalisasi dokumen dan arsip pasca banjir yang melanda wilayah DKI Jakarta. Restorasi merupakan upaya untuk menyelamatkan arsip yang rusak. Proses restorasi dilakukan hingga arsip menyerupai bentuk aslinya sehingga informasi yang di dalamnya dapat digunakan kembali. Sedangkan digitalisasi arsip merupakan sistem penyimpanan dokumen dan arsip secara digital. 

Perlu diingat juga bahwa restorasi dokumen dan arsip tidak akan membuat dokumen atau arsip menjadi seperti keadaan semula, tetapi bagaimana mencegah kerusakan lebih lanjut terjadi pada dokumen atau arsip. Salah satu cara yang ditempuh adalah dengan melakukan digitalisasi atau alih media dokumen atau arsip menjadi bentuk digital tanpa mengganti informasi di dalam dokumen atau arsip tersebut. 

Restorasi dan digitalisasi dokumen dan arsip dilaksanakan pada rentang waktu 10 Maret hingga akhir April 2021 pada 28 kelurahan DKI Jakarta. Pelaksanaan kegiatan ini bertempat di masing-masing kantor kelurahan dan Ruang Publik Terpadu Ramah Anak (RPTRA). Layanan restorasi dan digitalisasi dokumen dan arsip ini dibatasi hanya 3 hari untuk setiap kelurahan. 

Jadwal Restorasi 

Berikut merupakan jadwal restorasi dan digitalisasi dokumen dan arsip di setiap kelurahan DKI Jakarta :

Jakarta Pusat :

1. Kelurahan Petamburan : 10, 12, 15 Maret 2021 

2. Kelurahan Bendungan Hilir : 16-18 Maret 2021 

3. Kelurahan Karet Tengsin : 19, 22, 23 Maret 2021 

4. Kelurahan Kebon Melati : 24-26 Maret 2021 

Jakarta Utara 

1. Kelurahan Kapuk Muara : 10, 12, 15 Maret 2021 

2. Kelurahan Pejagalan : 16-18 Maret 2021 

Jakarta Barat 

1. Kelurahan Rawa Buaya : 10, 12, 15 Maret 2021 

2. Kelurahan Kembangan Utara : 16-18 Maret 2021 

3. Kelurahan Kedoya Selatan : 19, 22, 23 Maret 2021 

4. Kelurahan Kedoya Utara : 24-26 Maret 2021

Jakarta Timur 

1. Kelurahan Kampung Melayu : 10, 12, 15 Maret 2021 

2. Kelurahan Bidara Cina : 16-18 Maret 2021 

3. Kelurahan Cipinang Muara : 19, 22, 23 Maret 2021 

4. Kelurahan Cililitan : 24-26 Maret 2021 

5. Kelurahan Cawang : 29-31 Maret 2021 

6. Kelurahan Cipinang Melayu: 1, 5, 6 April 2021 

Jakarta Selatan 

1. Kelurahan Bangka : 10, 12, 15 Maret 2021 

2. Kelurahan Pela Mampang : 16-18 Maret 2021 

3. Kelurahan Cilandak Timur : 19, 22, 23 Maret 2021 

4. Kelurahan Jati Padang : 24-26 Maret 2021 

5. Kelurahan Cipulir : 29-31 Maret 2021 

6. Kelurahan Kebayoran Lama Selatan : 1, 5, 6 April 2021 

7. Kelurahan Rawajati : 7-9 April 2021 

8. Kelurahan Duren Tiga : 12-14 April 2021 

9. Kelurahan Ulujami : 15, 16, 19 April 2021 

10. Kelurahan Petukangan Utara : 20-22 April 2021 

11. Kelurahan Petogogan : 23, 26, 27 April 2021 

12. Kelurahan Pulo : 28-30 April 2021

Untuk melakukan restorasi dan digitalisasi dokumen atau arsip di luar jadwal tersebut, masyarakat dapat mengunjungi Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip terdekat.

Layanan dari Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip DKI Jakarta ini cukup memakan waktu satu hari. Dokumen dan arsip yang direstorasi dan digitalisasi dapat berupa Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), Akta Kelahiran, Akta Jual Beli, Ijazah, SK Pegawai, SK Pensiun, BPKB, Sertifikat, Paspor, dan lainnya yang terkena dampak dari banjir. Setelah melakukan restorasi dan digitalisasi, setiap keluarga yang menerima layanan tersebut akan mendapatkan CD sebagai cadangan dokumen dan arsip mereka.

Total keseluruhan dokumen dan arsip yang direstorasi dan digitalisasi sebanyak 4.729 dokumen dan arsip yang berasal dari 561 keluarga yang rumahnya terdampak banjir. Pelayanan restorasi dan digitalisasi dokumen dan arsip yang dilakukan oleh Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip DKI Jakarta merupakan tugas dan kewajiban Suku Dinas Perpustakaan dan Arsip DKI Jakarta sebagai lembaga kearsipan daerah dalam membantu masyarakat untuk menyelamatkan dokumen dan arsip masyarakat dan daerah. 

Tips Merawat Arsip Pribadi

Dokumen dan Arsip memiliki nilai informasi yang sangat penting, sehingga perlu untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan terjadi pada dokumen atau arsip pribadi kita. Berikut merupakan beberapa cara yang dapat diterapkan untuk merawat dokumen dan arsip pribadi :

1. Pilah Dokumen Atau Arsip

Dokumen atau arsip pribadi terbagi menjadi 2, yaitu arsip personal dan arsip keluarga. Arsip personal seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan akta kelahiran. Sedangkan arsip keluarga berupa Kartu Keluarga (KK) dan akta tanah. Pilah sesuai jenis tersebut dan urutkan dari yang terpenting hingga yang tidak serta dokumen atau arsip yang asli dan yang cadangan (fotocopy).

2. Sediakan Cadangan Dokumen Atau Arsip

Pencadangan pada dokumen atau arsip dapat berupa melakukan fotocopy dan legalisir dokumen atau arsip. Cadangan dokumen atau arsip ini bermanfaat sebagai pengganti saat dokumen atau arsip asli hilang atau rusak.

3. Pastikan Dokumen Atau Arsip Tidak Saling Bertumpuk

Dokumen atau arsip asli perlu ditempatkan pada map plastik yang memiliki sekat agar dokumen atau arsip tidak bertumpuk dan menempel satu sama lain. Pisahkan juga dokumen atau arsip asli dengan cadangan. Taruh dokumen atau arsip cadangan pada tempat yang mudah dijangkau dan berbeda dari dokumen atau arsip asli karena dokumen atau arsip cadangan lebih sering dipakai dibanding dokumen atau arsip asli.

4. Taruh Dokumen Atau Arsip di Tempat yang Kering

Penempatan lokasi dokumen atau arsip juga sangat krusial karena dokumen atau arsip tidak bisa ditaruh di tempat yang lembab, basah, dan memiliki arus listrik. Tempat yang bagus untuk menyimpan arsip harus memiliki sirkulasi udara yang baik dan tidak sembarang orang dapat menjangkaunya. 

5. Bersihkan Dokumen Atau Arsip Secara Berkala

Membersihkan dokumen atau arsip secara berkala membantu untuk menghilangkan debu dan hal-hal yang berpotensi untuk merusak dokumen atau arsip seperti jamur, serangga, dan binatang.

6. Jangan Laminating Dokumen Atau Arsip

Laminating dapat merusak dokumen atau arsip, karena proses press dapat membuat tulisan dokumen atau arsip menempel pada plastik laminating. Dan perlu diingat bahwa dokumen atau arsip seperti ijazah dan akta rata-rata memiliki bahan yang tahan asam sehingga tidak perlu memerlukan laminating karena dokumen atau arsip yang memiliki bahan khusus tahan hingga 100 tahun jika dibersihkan secara berkala dan dirawat dengan benar.